夏季の企業ドレスコードについて

夏が近づいております。明確なドレスコードをお持ちではない企業は特に、暑さのあまり、社内では不適切と思われる服装を身につける従業員が出てくる前に、社内のドレスコードについて、一考してみてはいかがでしょうか。

多くの企業が、夏季のドレスコードをカジュアルにする傾向があり、企業のイメージに合わない肌の露出が多い服装が見られることもあります。

前もって明確なドレスコードを提示し、きまりの悪い事態を防ぐことが望まれます。

US Citizenship and Immigration Servicesからのアップデート | USCIS.gov

  • 永住権およびEmployee Authorization Documents (EAD: 雇用許可書)のデザインは、カードの在庫がなくなり次第、新しくなります。

永住権・EADカードの新しいデザインについて: Redesigned Green Card and EAD

  • US Department of Education がThe Accrediting Council for Independent Colleges and Schools (ACICS) による大学の認定を認めなくなりました。

ACICS認定プログラムにより、STEM OPT延長を予定している従業員がいる企業は、影響を受けることになります。

USCIS ACICS認定喪失について: ACICS Accreditation Loss affected programs

  • 去年の11月14日から11月17日にダウンロードされたForm I-9を使用した書類は、ソーシャルセキュリティ番号に不具合が出ることがわかりました。企業は該当のForm I-9を再検査し、番号に間違いがある場合には、本人のイニシャルと日付をつける形で、修正を行なう必要があります。

What’s New 2017年4月6日ニュースを参照: Form I-9 Glitch News

米国へ入国の際の電子デバイスの検査 | CBP.gov

先月お知らせした 、政府機関の監査に関連する、米国へ入国の際の電子デバイスの検査についてです。

旅行者が米国へ入国時、さまざまな電子デバイスの検査を受けるとの報道があります。企業の機密な情報を管理しているデバイス、またはそういうデータに、外部からのアクセスが可能なデバイスを持つ従業員も多く、旅行時に、どのような内容の情報をデバイスで管理するのか、また、検査の際の対応の仕方など、社内での規定が求められつつあります。

US Customs and Border Protection (CBP) 電子デバイスを含む:

https://www.cbp.gov/travel/cbp-search-authority#

US CBP 電子デバイス検査の詳細:

Electronic Devices Inspection

US CBP 過去6ヶ月の電子デバイス検査数・去年との比較: CBP Electronic Device Search Statistics

インターンシップの有給無給の違いについて|US Department of Labor (DOL)

夏休みなどは特に、インターンシップの学生を雇われる企業も多いと思います。 DOLの出している、the Fair Labor Standards Act (FLSA) の、インターンシップの有給と無給の雇用の規定についてまとめます。

無給のインターンの条件:

  1. 学校教育の場での、トレーニングと同様の形で行われること。
  2. インターンの専攻に教育的効果がある業務内容で、会社にではなく、インターンにとって有益であること。
  3. インターンが、社員に取って代わることがないこと。
  4. インターンは、指導担当者に常に指示をうけること。
  5. インターンの期間は、開始前に前もって書面で合意しておき、終了時、雇用につながらないという理解があること(もし、インターンが雇用につながるという認識であれば、インターンではなく、試用期間であるとみなされる)。
  6. 雇い主・インターンの双方が、開始前に書面にて、インターンの期間は無給であることを了解していること。

もし、上記の条件すべてが満たされない場合は、FLSAの規定に沿う、有給のインターンとみなされます。

DOL Wage and Hour Division (WHD) インターンシッププログラム詳細ページ: USCIS WHD Internship

政府機関による監査への企業側の準備について | USCIS.gov & ICE.gov

トランプ政権による新規、および、既存法の改正・改正予測に伴い、H-1B、L-1その他のビザをスポンサーする会社を中心に、work site visit や、I-9 Formなどの書類監査の増加が見込まれます。

USCIS (US citizenship and immigration Services) は、FDNS (Fraud Detection and National Security Directorate) の担当者を増員しており、企業へ予告なしで監査訪問を行います。I-9 Formの監査は特に、厳しい基準に沿った処理が行われているか、全従業員を対象に行われます。企業は、人事担当者はもちろん、直属上司も含めた、社内での準備態勢が重要です。

USCIS H-1Bビザ Fraud / Abuse探知プログラム:USCIS news release measures-detect-h-1b-visa-fraud-and-abuse

USCISの企業へ監査訪問の関連ページ:USCIS Administrative Site Visit

USCIS Form I-9 社内での監査関連ページ:USCIS I-9 Self Audits

US Immigration and Customs Enforcement (ICE) 社内Form I-9 の 監査ガイド:ICE Guidance for Employers conducting Internal I-9 Audits

Take Our Daughters And Sons To Work Day | daughtersandsonstowork.org

毎年、4月の第4木曜日は、”Take Our Daughters And Sons To Work Day” – 「職場に娘・息子を連れていく日」で、今年は4月27日(木)です。

これは、24年前に始まったプログラムで、 親や子供の指導者が、会社で具体的にどのような仕事をするのかを見せることに加えて、子供たちに、今学校で学んでいることの重要性や、仕事と家庭のバランスを理解させ、どのような将来を目指していくのかを考えさせる、よい機会だと言われています。

当日の予定の立て方や、アクティビティの提案などのサポートを行っている、Take Our Daughters And Sons To Work Foundationのウェブサイトにて詳細をご覧ください。

Take Our Daughters And Sons To Workについて: https://daughtersandsonstowork.org/about

2018年度H-1Bビザの申請開始 今年の注意点 | USCIS.gov

2018年度分のH-1Bビザの申請は、2017年4月3日(月)から受付開始です。

追加料金を支払って、時間を短縮できるプレミアム処理は、修士号履修者を含め、H-1Bビザの申請が、最長半年間の一時停止となりました。

H-1Bビザの申請とプレミアム処理の、両方の費用を、1つのチェックで支払うと、H-1Bビザの申請自体が却下されます。

詳細については、以下のUS Citizenship and Immigration Services (USCIS) websiteを参照のこと。

プレミアム処理の一時停止について:USCIS H-1B Premium Processing

H-1Bビザ 2018 年度分について:FY 2018 H-1B cap season

USCISは、プレミアム処理の停止の理由について、長期間処理が遅れている申請案件にプライオリティを置くためとしている。

E-Verify 10年より以前のデータを削除|DHS, SSA & USCIS

Department of Homeland Security (DHS) と Social Security Administration (SSA) のサービスである、E-Verify プログラムは、2017年4月より、過去の記録を10年間しか保存しなくなります。

10年以上、E-Verify を使用している企業は、3月31日までに、過去の記録をダウンロードするよう通達がありました。

DHSサイト 過去の記録の保存と処分について:Fact Sheet

過去の記録のダウンロードの方法:Download Instruction

IRSが納税者個人向けに提供する連邦税のFree E-Filing | IRS.gov

2016年のTax Filing の期限は、4月18日(火)です。

Internal Revenue Service (IRS) では、無料で使える E-Filingシステムを提供して、E-Filing を奨励しています:https://www.irs.gov/uac/free-file-do-your-federal-taxes-for-free

携帯用アプリへのリンク:https://www.irs.gov/uac/irs2goapp

また、年収54,000ドル以下の納税者、年長者、障害者、英語の理解が不足している Limited English Speaker に対しては、 面談での書類作成のサポートもあります: Free Tax Return Preparation

E-Filing のベネフィットは、書類を提出したことの確認と、税金の還付金が早く届くことで、これは郵送やIRSの職員のデータ入力の手間を省けることで時間が節約できるためです。

E-Filingによる、 還付金サイクルのスケジュール予測はウェブサイトにてサーチが可能:E-Filing Cycle Dates

詳細はIRSのウェブページを参照:https://www.irs.gov/uac/newsroom/tax-time-guide-use-free-file

International Antitrust Guideline 2017年版 |FTC & USDJ

Federal Trade Commission(FTC) および US Department of Justiceは、1995年版のAntitrust Enforcement Guidelines for International Operations を更新、昨年10月に提示した原案への意見を考慮した、2017年1月改訂版を発表しました。

 

Antitrust Guideline for International Enforcement and Cooperation:https://www.ftc.gov/system/files/documents/public_statements/1049863/international_guidelines_2017.pdf

FTCのPress Releaseページ: https://www.ftc.gov/news-events/press-releases/2017/01/federal-trade-commission-department-justice-announce-updated

US Department of JusticeのAntitrust Division ガイドライン関連ページ:https://www.justice.gov/atr/guidelines-and-policy-statements-0/antitrust-guidelines-international-enforcement-and-cooperation-2017

 

ガイドラインの基本的な主旨は以下の2点:

(1) 競合他社の労働者の雇用制限の協定を禁止

(2) 競合他社間での給与情報の交換による、賃金抑制の協定を禁止

また、このような不法な行為があった場合は、企業主のみならず、不法行為に加担した人事担当者を含む社員個人にまで、責任が問われる内容となっています。

一般的に、機密情報の交換は、協定同様の影響を持てば、協定の事実がなくても不法とされ、合併・吸収・合弁の場合も同様です。ただし、一定の手続きのもとに行えば、情報交換自体は 違法ではなく、その際の手続きについても、ガイドラインに明記されています。

 

人事担当者向けの手引き:

https://www.ftc.gov/system/files/documents/public_statements/992623/ftc-doj_hr_guidance_final_10-20-16.pdf